Must To Do: Technical Meeting

First of all, thanks to Mrs. Miranti yg bikin kerjaan gw bertambah untuk mikirin hal2 seperti ini yg (bukan) sepele...

Males nulis ulang, karena inti'nya sudah dipaparkan dengan jelas oleh Jeng Miranti. So langsung copas aja yah, yg pengen baca selengkapnya monggo mampir ke blog Jeng Miranti (^____^)/

Untuk pasangan yang mempersiapkan pernikahan tanpa bantuan wedding organizer kaya kami ini, harus punya minimal satu buku catatan persiapan buat nyatet rincian dan detail. Karena mungkin banget ada yang terlupa. Selain monthly checklist, ini adalah salah satu pegangan gw waktu technical meeting minggu lalu.

Ini checklist technical meeting untuk resepsi. Dibuat berdasarkan persiapan pernikahan gw yang akad n resepsinya ga barengan (akad pagi,di rumah , resepsi malam di gedung) jadi ini cuma technical meeting buat di gedung aja. Kalau ada yang kurang cocok, silakan disesuaikan dan ditambahkan sendiri. Gw cuma mau sharing aja, mudah-mudahan bermanfaat. "cekidooot...."

Technical Meeting

Tanggal dan waktu

Lokasi

Rincian Acara:

1. Checklist masing-masing vendor
2. Membahas rundown acara resepsi

1. NAMA VENUE

Nama dan nomor HP contact person

• Fasilitas
• Kalau untuk resepsi pagi hari: Bisa masuk jam berapa ke venue? Batas maksimal penggunaan ruangan sampai jam berapa?
• Kalau untuk resepsi malam hari: acara pagi selesai jam berapa? Batas penggunaan ruangan sampai jam berapa?
• Ruang rias bisa digunakan mulai jam berapa?
• Apa akan ada biaya tambahan saat hari-H? (overtime?biaya keamanan, dll?)
• Dekorasi mulai bisa loading jam berapa?
• AC dinyalakan jam berapa?
• Berapa kursi dan meja yang disediakan untuk area VIP dan umum?
• Sound system à rincian? mic berapa buah? Untuk band? (koordinasi dengan pihak band)
• Jika menggunakan CD/kaset, siapa teknisi yang bertanggung jawab saat hari H?
• Kapasitas listrik? Apakah disediakan genset untuk cadangan kalau mati lampu?
• Parkir muat berapa?
• Apa dapat free parking? Kalo iya, berapa buah tiketnya?
• Ijin dan janur?
  

2. NAMA VENDOR DEKORASI

Nama dan nomor HP contact person

• Layout dekorasi venue (koordinasi dengan pihak catering—untuk penempatan gubukan dan buffet, dan pihak dokumentasi—untuk penempatan studio foto)
• Tema warna dekorasi (koordinasi dengan pihak catering untuk nuansa warna taplak dan skirting). Bisa janjian dengan vendor sebelumnya untuk membawa sketsa dekor dan pelaminan, foto item dekorasi atau  contoh kain untuk tenda yg akan digunakan)
• Design fix pelaminan
• Alur masuk tamu
• Warna bunga?
• Item dekorasi apa saja?
• Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak catering)
• Cek kotak angpao, jumlah berapa, butuh gembok sebesar apa? (biasanya gembok pihak keluarga yang menyediakan, bukan dari vendor)
• Plastik sampah untuk kotak angpao sudah disediakan dari vendor atau tidak?
• Perkiraan selesai dekor jam berapa?

3. NAMA VENDOR CATERING

Nama dan nomor HP contact person

• Tentukan menu fix
• Ice carving?
• Masuk jam berapa ke venue?
• Layout Buffet dan gubukan (koordinasi dengan pihak dekorasi dan dokumentasi)
• Warna taplak, skirting, dan bunga
• Jumlah meja VIP
• Dekor di Meja VIP (koordinasi dgn pihak dekor)
• Jumlah kru? (kelancaran / kesigapan pelayanan)
• Siapa penanggung jawab yang mengatur alur makanan? Minta nomor HPnya
• Makanan untuk panitia jam berapa? Tempat? (koordinasi dgn pihak venue)

4. NAMA VENDOR DOKUMENTASI

Nama dan nomor HP contact person

• Jam berapa datang ke venue?
• Penempatan studio mini (koordinasi dengan pihak dekorasi dan catering)
• Jumlah kru? (pastikan mereka menggunakan seragam or at least pake baju rapih)
• Siapa penanggung jawab saat acara berlangsung?
• Buat list untuk foto keluarga (di studio mini), sebelum hari-H, pihak foto sudah memegang list tersebut

5. NAMA MC

nomor HP MC

• Briefing soal rundown acara
• Ingatkan soal tema dekorasi (biar ga saltum, misalnya kl nikahan internasional tp MCnya pake kebaya kan kurang matching)
• Stand by jam berapa di venue?
• Kasih list foto keluarga untuk di pelaminan
• Kasih list tamu-tamu VIP (jika ada), koordinasi dengan pihak keluarga untuk stand by di sebelah MC

6. NAMA BAND/ WEDDING SINGER

Nama dan nomor HP contact person

• Check list lagu
• Sound system (koordinasi dengan pihak venue)
• Jumlah kru?
• Janjian soal “penyanyi dadakan” alias keluarga atau kerabat yang kadang suka maksa mau nyumbang lagu Xp

O,iya, yang perlu diingat, ada baiknya menyiapkan semua kontrak dan bon pembayaran DP semua vendor, berikut fotokopinya. Lalu persiapkan rundown acara, pastikan tiap vendor memegang satu kopiannya.